みなさんこんにちは。
kyouです。
今回は
「3倍速で終わる！シンプルTodoリスト仕事術」という本の
紹介です。
この本で考え方を学んで、Todoリストを使い、
周囲とコミュニケーションを取ることで、
生産性は3倍になります。
唐突ですが、皆さん「マルチタスク」って得意ですか？
私は苦手です。
なにせADHD診断のきっかけが、
マルチタスクの崩壊だったくらいですから。
しかし、最近はまだまだ至らない点はありますが、
昔ほどではなくなっています。
少なくとも人様に迷惑を掛けて大炎上することは
格段に減りました。
「マルチタスク」が出来ないというのは、
様々な問題が混在しています。
なので単純に「ノウハウ」を知ったからと言って、
すぐ解決するほど単純ではありません。
それを解決するための「考え方」が詰め込まれた本がこちらになります。
目標は「悩み」を「明日の予定」まで細分化することです。
この本に沿って考えていけばかなり状態は良くなる。
「何に悩んでいるのか分からない」ということが無くなりますので。
私でも1週間に転職活動を詰め込んで、
内定ゲットするくらいまでにはなれました。
まずは「マルチタスクが出来ない」という状態を眺めながら、
根本原因を考えていきましょう。
原因は「全体像の把握」と「手帳の予定を埋めること」の
2つが混ざっていることです。
この2つの問題を片付けて、
仕事のすり合わせを行いましょう。
「マルチタスクが出来ない」とはどういうことか？
マルチタスクが出来ないのは「仕事の全体像」から
「日々のやるべきことのスケジューリング」
までにまず穴があることを疑いましょう。
上司「kyou！ あれどうなってるんだ？！」
私「あっ 忘れてました……」
上司「すぐにやれ！」
私「うーん、どうやれば出来るんだろう……」
そして手を付けるものの、質の低い資料が出来上がる。
こんなやり取りは皆さんも覚えがあるのではないでしょうか。
私は前職では、
これしかなかったと言っても言い過ぎではないです。
間違いなく「仕事が出来ない人」の描写ですね。
この状態はいくつかの原因が絡み合って起こっています。
前提条件として健康状態に何の問題もないとしておきます。
この場合は著者はこう分析しています。
１ 仕事の目的を把握していない
２ 具体的なTodoが見えていない
３ 具体的なTodoが整理されていない
４ Todoを処理する速度が遅い
５ そもそもTodoが多すぎる3倍速で終わるシンプルTodoリスト仕事術 p33より引用
特に問題になるのは１～３ですね。
丁度１から3にかけてが全体像の把握から
具体的なスケジュールに落とし込むプロセスになります。
まずは「目的」から全体像を把握する。
「目的の把握」は徹底しなければ、
方向性からずれてしまって全ての作業が水の泡なんてこともあり得ます。
この本では目的を把握するために、「多重視点」という方法が
推奨されています。
これは「自分にとってこの仕事の目的は何か？」「では自分の上司にとっては？」
「相手の担当者にとっては？」「相手部署の部長さんにとっては？」と
立場によって目的をより厳密に把握するという考え方です。
平たく言うと「人のことを考える」なのですが、
立場によって微妙に目的が異なることも視野に入れています。
前職時代に最も私に欠けていた視点ですね。
重要だとは思いつつも、どう考えればよいのか本当に分からなかった。
ここが把握できるようになると仕事でのミスを、
大幅に減らすことが出来るようになります。
ただ目的を把握することが出来ても、
具体的な手順に落とし込み、
スケジュールと連動させなければなりません。
次の章で解説していきます。
Todoリストを活用する
まずはやるべきことを目的に沿って分解し、
優先順位と期限を設定しましょう。
目安は手帳に書けるレベル。
その上でTodoリストとスケジュールは連動させましょう。
この本では丸々1章分を割いて、
「Todoを洗い出すための技法」を解説しています。
まずやるべきことは「ロジックツリー」で、
仕事を分割していきましょう。
ロジックツリーはある程度回数をこなして上達する側面が強いですが、
自分なりに書きながら練習していけば必ず的を得た内容になります。
特に本書ｐ106に書いてあるロジックツリーを
参考に練習していきましょう。
こうすることで抜け漏れを格段に減らせます。
さらに私がやっているのは、
「手帳に書けるレベルまで落とし込む」こと。
実際に付属のTodoリストを使ってみるとわかります。
自分の作業に必要な作業と、
Todoリストを扱う上での作業では
「細かさ」が違う場合が多いです。
例えば、本書中にある新人研修の仕事を
「初めて」振られた場合、
本書のロジックツリーの細かさでは、
足りないことが想像できるでしょう。
「研修を担当する講師への連絡」
「会場を抑えるために、いつも使っている○○ホテルに連絡」
「部長のスケジュールを抑えるためにアポを取る。当日の挨拶文も用意する」
このような仕事が大量に発生することが予想されますね。
これらを管理するためにTodoリストを自分で作り変えると、
より仕事を進めやすくなります。
私は大まかなタスクをTodoリストで管理し、
どうしても忘れるとマズい細かい仕事は手帳にも書いています。
さらに日々の仕事を細かく把握する癖をつけると、
自分のスキルの向上を強く実感できます。
やるべきことを目的に沿って、
出来る限り細かく把握・整理することが重要。
シンプルTodoリストを使ってコミュニケーションを
自分の仕事を整理したら、
それを使って上司や同僚とコミュニケーションを取りましょう。
手元にTodoリストを置いて仕事の進捗を相談するのが決め手です。
一般的に人間は何も見ない状態で、
人と話すと内容にばかり頭を使ってしまいます。
感情面での配慮がしにくくなるわけですね。
Todoリストを見ながらすり合わせをすると齟齬が無くなります。
私が色々な人と作業を依頼したり、
されたりするときによくやる方法です。
エクセルで出力できない状況ならば、
手帳で代用します。
スケジュールや細かい仕事だけでなく、
相手に提出する成果物の、
定義づけまで行えるので仕事が早い。
一発で的を絞ることが出来るわけですから。
この方法論で冗談でなく、
生産性は3倍になります。
自分でも驚きました。
しかもこれなら、
相手に使ってもらう時間は最小限で済みます。
コミュニケーションに掛かるコストを下げつつ、
効率を大きく上げることが出来ます。
1回の会話で、完了までの道筋を描き切りましょう。
そのためにTodoリストを使うんです。
本日のまとめ
マルチタスクが出来ない原因は、
「全体像の把握」と「手帳の予定を埋めること」の
2つが混ざっていることです。
まずは目的を正確に把握するために、
「多重視点」という方法を使いましょう。
ゴールを考えることが出来たら、ロジックツリーで 仕事をより具体的に整理。
目安は手帳に書けるくらい細かく。
そして作ったTodoリストを基に周囲とコミュニケーションを取りましょう。
これで生産性は3倍になります。
割とびっくりするほど効果が出ます。
是非試してみてください。
「なんでこのやり方で
やらなかったんだろう？」
そんなセリフがきっと出ます。
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