こんにちは
前職では上司と何を話せばよいか、
さっぱりわかりませんでした。
kyouです。
詳しいプロフィールはこちらです。
今回は色々な人と協力する中で身に付けた、
「上司と話す内容を考える」ための参考図書の紹介で、
以前の記事をさらに深堀した内容になっています。
なお単純化のために対象を「上司」に絞りました。
仕事の目的を把握するうえでは、「顧客」が最重要なんですが、
私自身が事務屋なのでこちらで書きます。
Amazonのページはこちら。
以前にも紹介した、「3倍速で終わる！シンプルTodoリスト Shin 著 ポプラ社」
「コピー1枚取れなかったぼくの評価を1年で激変させた7つの仕事術 Shin 著 ダイヤモンド社」と
「仮説思考 内田和成 著 東洋経済新報社」の3つです。
ほんとに「上司」って何を求めているんでしょうか？
「どうしたらOKなんですか？」と聞いたら、
「それを考えるのがお前の仕事だ」ときますからね。
前職では大変素直に「意味が分からん」と思っていました。
しかし、今では「それではマズい」と明確に分かります。
上司と話すべきなのは「成果物の定義」と予め考えた「自分の仮説」ですね。
以前の記事では「Todoリスト」を使って上司と話そうと
お伝えしました。
さらに生産性を上げるために、
追加して「スケルトン」も作成しましょう。
自分なりに仮説を組み立てて、
上司とは話をすれば、
随分仕事は早くなりますので。
私はある会社の転職面接で、
実務形式の試験を受けたことがあります。
この試験での面接官とのやり取りの内容は、
「上司役の面接官にとっての、
仕事の目的と成果物の定義」でした。
結果的にその企業からは内定を頂くことが出来ましたね。
仕事のやり方をガラッと変えるきっかけになったのが、
上記の3冊です。
これらを実践すれば、
皆さんの仕事はかなり早くなりますし、
上司の目の敵になる可能性も大分減ります。
あれ、なると辛いですよ。
上司の仕事の目的は把握できているか？
「上司にとって、この仕事の目的は何だろうか？」と問うことは必須です。
以前の記事でも書きましたが、
自分以外の関係者の、
仕事の目的を把握する事が仕事では最重要なんですね。
如何せんこれを間違えると、
自分のやった仕事が全て水の泡になる可能性が高い。
特に経理・財務系の部署では、
「書類の締め切りを破る」ことは下手をすれば、
倒産を招きます。
シャレになりません。
そんな中で、
「書類作成→上司のニーズからずれたアウトプットを提出
→差し戻し」なんてことが2つ3つ発生したらすべてのスケジュールが崩壊しますね。
これを私は前職で一切の悪気なしにやらかしました。
根本原因は「上司と話す内容」をそもそも間違えていることにあります。
上司と話すことは成果物の定義と仮説
結論から言いますと、
上司と話すべきなのは「成果物の細かい定義」と
「成果物の根底にある仮説」の2つです。
そのために「スケルトン」を使いましょう。
スケルトンとは、資料の設計図です。
何をどのよう流れで伝え、読み手を説得していくか。
一連のストーリーを描いたものになります。（中略）現時点で考えている全体の流れと概要を書いて上司に見せ、
改善を繰り返すようにしました。
「コピー1枚取れなかったぼくの評価を1年で激変させた
7つの仕事術 Shin 著p122より引用
ここでさらに注意しなけらばならないのは、
本書の「改善を繰り返す」という部分です。
より具体的には、
「自分の仮説を改善する」という視点を忘れないこと。
仕事にとりかかる前に自分なりの「仮説」を作る習慣を、
著名コンサルタントの内田和成さんは「仮説思考」と呼んでいます。
「上司の目的」の部分が仮説に当たるわけですね。
スケルトンを作る際に、
立場別の目的を考えて仮説を作りますが、
この「目的」はあくまで仮置きの考え。
自分のアタマの中の考えの一つでしかありません。
なので「上司のリクエスト」は常に変わり得るという点を
忘れないようにしてください。
確認を取っていても、経営陣の判断一つで容易に
ひっくり返ります。
役員会議の前後はなおさら気を付けないといけないですね。
ではどんな場合にどんな変化をするのか？
これを自分なりの仮説を考える段階で織り込めるようになりましょう。
資料を作って相談するときに、
この変化のバリエーションの知識を仕入れるわけですね。
ここまで考えられるようになれば、
後々に修正して残業祭りになる可能性が大きく減る。
前職でも為替のレート一つで真逆の判断になったりもしていたので、
良くわかります。
目的、優先順位、期限、成果物の定義
上記までのノウハウを総合するとこのようになります。
上司との間では「目的」「優先順位」「期限」「成果物の定義」の 4点を、
コミュニケーションコストを感じさせずに聞き出すことが重要です。
しかもただ聞くだけでは精度が上がらないので、
資料作成の基礎となる「仮説」の改善も同時に行う。
このようになります。
最初は確認することが多いですが、
慣れると手帳を開いて以上の4項目を確認しておくだけで事足りるようになります。
おおよそ共通の認識が得られるようになるためには、
2～3カ月といったところでしょうか。
ここは個人によって違うので、
記録することが大切になります。
正直なところ「上司相手にここまでするのか……」と
なる人が多いと思われます。
ですが断言します。
やった方が良い。
詳細を聞かずに、
仕事に押しつぶされるのは自分です。
経験したから分かります。
仕事のコントロールが効かないということは、
健康を害するリスクに直結しますね。
そんなリスクを取るくらいなら、
徹底的に聞いてリスクを潰し込みましょう。
日頃から仮説思考を駆使して、
上司の思考を模倣しましょう。
人間の意思決定にもクセがありますから、
サンプルを集めていれば必ず何か傾向が見えてきます。
コミュニケーションロスは本当に命取り。
感情面からの配慮は必要ですが、
出来得る限り情報を集めましょう。
可能であれば途中報告をスケジュールに入れ込んでも良いですね。
本日のまとめ
上司が何を求めているのか分からないときは、
そもそも話す内容を間違っていることを疑いましょう。
上司と話すべきなのは「成果物の細かい定義」と
「成果物の根底にある仮説」の2つです。
そのために「スケルトン」を使いましょう。
上司との会話を通じて、
成果物の基礎となる「仮説」を検証することを忘れずに。
こうすることで仕事をコントロールすることが出来、
大失敗する可能性が大きく減らせます。
仕事が出来ないのは本当に辛い。
仕事に悩む人が少しでも減ればいいと思います。
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