ケアレスミスに悩む人に
数字のミスを無くすコツ
ADHDにも効きます

「kyouさん、頂いた書類の数字が間違っているんですが……」

他部署に渡した書類のミスが、渡した相手の指摘によって発覚する。
しかも割と頻繁に。

こんにちはkyouです。

ケアレスミスの多い方にはかなり見覚えのある光景なんじゃないでしょうか。

今回の参考図書は「仕事のミスが絶対無くなる頭の使い方」です。

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直接ADHDに向けた図書ではありませんが、方向性を考えるのに役に立ちます。

私もボロボロになりながら、なんとかしていきましたね。
最終的にはそれなりに正確に資料が作れるところまでは行きました。
スピードやコミュニケーションについてはお察しください。

今回は仕事のミスに悩まれている方への記事です。
特に数字の扱いについて書きました。

前職時代は色々なことがありましたが、
少しずつ感情も落ち着いてきて、
ノウハウを振り返れるようになりました。

なんだかんだ言って財務をやっていたので、
数字の扱い方の知識は多少付きました。

今回の記事で少しでも世のケアレスミスを減らせたら嬉しいです。

あれはやらかすとホント辛いですからね……
ポイントは「ワーキングメモリを信用しない」ことです。

ワーキングメモリとは?

「あそこのペンチ取って、その後ゴミ出しに行ってきて、6階のAさんの所に回覧板出しに行って。」
文字に落とし込めば何とかなりますが、
これを口頭で言われると確実にテンパりますね。

やることを完遂するまでには絶対覚えなければならないが、
数カ月単位でみれば必要のない知識を覚える能力を 「ワーキングメモリ」と言います。

そしてこの能力について我々は非常に心許ない性能しか持ち合わせていません。
ちゃんと覚えられるのは、ペンチ取ってくらいまでじゃないでしょうか。

しかも相手が忙しそうにしていたら、まあ詰みですよね。
この能力は正直生まれ持った差が相当大きいのではというのが私の仮説です。

残念ながら、「ワーキングメモリ」自体を何とかするよりも、
少ないキャパでもなんとか仕事をこなしていくという発想に切り替えた方が即効性があるような気がします。

 

この時に考えないといけないのはミスらない自分の「最小単位」です。
数字の扱いでは「1文字づつ」確認していきましょう。 その方が結局速いです。

まずは「絶対にミスらない量」から始めましょう。

「なんでこんな数字になってんだよ!!」

前職時代、私はとにかく数字を間違えていました。
間違えないようにと遅くやっても、間違えます。

この時に重要なのはスピードではありません。
速く確認しようが、遅く確認しようが間違えます。

それよりも数字は「1文字ずつ確認」することを習慣づけましょう。
ワーキングメモリは不思議なことに正確に認識するための「最小単位」があるように感じます。
一定以上情報を細かくしていけばきちんと認知できるんです。

そこにスピードやマルチタスクやコミュニケーションの問題も絡むので、
話がややこしくなる。

まずは「正確さ」を担保できるようになりましょう。
その方が仕事の信頼は生みやすいです。
エクセルに紙の資料にあるデータを打ち込んで、資料を作る場合を考えてみましょう。

 

具体的な手順紹介

 

① 資料の数字の部分を最初に3桁ずつ線を引いておく。
  紙の資料は出来るだけ、最初に数字を桁毎に区切っておきましょう。
  
  こうすることで数字自体を読み間違えるミスだけでなく、
  桁を間違えるミスも防ぐことが出来ます。
  
  特に7桁以上で1と7など形が似た数字が並ぶと、
  急激にワーキングメモリが逼迫してきます。

  出来れば事前に7桁=百万、8桁=一千万など良く使う数字についての知識は、
  暗記しておくことをオススメします。

  
② 元データの資料を置く場所を決める。
  この時には必ずどこに資料を置くか、どう持つのかまで決めておきましょう。
  行動パターンまで一定にすることが正確性担保の第一歩です。

③ 1文字づつ、入力していく。
  この時は聞こえない程度に呟きながら入力していくと、
  ミスが減らせます。
  
  パソコンの画面を指さしながら打ち込んでいくのも効果的ですね。
  
  要するに紙とパソコンの往復を、「目」だけですることはしないでください。
  間に一つ余計な動作を挟むことできちんと注意が向きます。
 
④ 合計額の照合を行う。
  大抵の数字が絡む書類は「合計金額」と「その中身」という二つの要素があります。
  まずは合計金額の確認を行いましょう。
  
  手元の紙の資料に合計が無い場合は、一つづつ確認するという作業になりますが、
  まずは合計金額があっているかをチェックしましょう。
  最終的な結論が合っているという安心感は仕事の効率を大きく変えます。

⑤ 紙ベースで確認する
  いったん入力を終えたら、必ず紙で印刷して確認しましょう。
  パソコン上での確認は、見落としや数字の入れ違いの可能性が残ります。
  
  手元にある元の紙データと、
  作った資料の数字は必ず物理的に近づけて確認しましょう。
  
  確認する際は、1文字づつ確認→数字の上に黒い点を付ける→次の数字と行動する
  順序を決めましょう。
  
  作業途中で順番を絶対に変えないでください。
  余計な動きをするとすぐにバグるのが私達です。

⑥ 1から5までの手順を繰り返し、
  成功したらカードに手順を細かく書く。
  次回以降はそれを手元で見ながら仕事を進める。

  このパートがある意味一番重要です。
  あなたは今までミスをしてきました。
  その教訓をすべて詳細に手書きのカードにまとめましょう。

  この際はなるべく手のひらサイズのカードにまとめてください。
  A4サイズだと、ずっと何かを見ながら仕事を進めていることがあからさまにわかってしまうため、
  教育担当者のメンツが潰れます。
 
  最悪「頭で覚えろ!!」と言われて、資料の参照が不可能になります。
  そうなるとミスの無間地獄が続くので、
  出来る限り見えにくい形で再現性を担保しましょう。 

本日のまとめ

有限のワーキングメモリを上手く使うには、
各々の最小単位を認識しつつ、
確認をすることで 仕事のミスを減らすことが出来ます。

特に数字に関しては、1文字づつ入力する→合計の確認→1文字づつ確認という
プロセスを固定することでミスを減らすことが出来ます。

この方法の良い所は、
それなりに回数を重ねれば「慣れ」というメカニズムが働きやすいことです。

我々は得てして「動作」による記憶が苦手な傾向があります。
体で覚える」という技能の働きが悪いわけですね。

正確に言えば「慣れる」ための粒度が非常に細かい。
わずかでも違う動きをすると「別物」として認識してしまう。

なので出来る限り仕事の手順を細分化し、
固定することで記憶しやすくする必要があります。

ミスでボロカスになりはしますが、 永遠に出来ないというわけではありません。

工夫していけばなんとか形にはなります。
自分なりに細かくして色々な方法を試してみましょう。

試すためのヒント満載の本についての記事もどうぞ。

 

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ABOUTこの記事をかいた人

活字中毒歴16年目、年間100冊の読書と週3回の本屋通いが趣味 「行動するための読書」を テーマに書評を書いていきたいと思います。 メーカーの財務部を退職後 ADHD向けの就労支援施設にて訓練中