こんにちは
kyouです。
今回はタッチタイピングさえ出来なかった私が、Excelを武器に再就職を勝ち取るまでになりました。
そんな参考書のご紹介。
MOS対策にも使えます。
「たった1日で即戦力になるExcelの教科書 吉田拳 著 技術評論社 2014」になります。
Amazonのページはこちらです。
MOSというのはMicrosoft社が認定しているExcelの資格試験のこと。
これを取得すれば、一定の知識はあると見てもらえます。
「やらなきゃならないんだけど、イマイチ手が付けられない」
Excelについてこんな感想を持っている方も多いのではないでしょうか。
私も前職時代からExcelには悩まされてきました。
「Excelが必要なのは分かるけど、具体的な工程が分からない」という状態ですね。
何せ仕事で使う機能はかなり断片的。
しかも試験に出るという理由で頑張るほどのことでも無さそう。
そう思えてしまいます。
ですが今なら明確に言える
「Excelを極めれば人生変わります」
ほぼ間違いなく何処のオフィスで使われているにもかかわらず、深い知識の有無だけで差別化できます。
私はExcelを武器にして転職を勝ち取りました。
この本の第1章を丸暗記して、練習すればかなり上達します。
私はブラインドタッチすら出来なかった人間です。
そんな私でも上達でき、価値を出せる。
Excelは武器です。
・具体的に何の機能が必要なのか
「Excelとはいっても、具体的に何を練習すれば良いのか？」
これ、私もめちゃくちゃ思いました。
仕事で求められるExcelの知識は断片的過ぎて力が付きません。
ビジネスでの必要十分な範囲が分かりにくいことが根本原因です。
この問題に対処するための結論としては、以下の9つの機能と6つの関数を使えるようにしましょう。
目安は何も見ずに空で扱えること。
この15項目は自由自在に使えるようになる必要があります。
・機能
１ 条件付き書式
２ データの入力規則
３ 並べ替え
４ オートフィルタ
５ ピボットテーブル
６ オートフィル
７ シートの保護
８ 検索と置き換え
９ ジャンプ・関数
１ sum関数
２ sumif関数
３ counta関数
４ countif関数
５ if関数
６ vlookup関数
「たった1日で即戦力になるExcelの教科書 吉田拳 著 技術評論社p22 68より抜粋」
全部合わせて15個。
これが基礎基本になります。
ちなみに私の転職試験でも問われました。
詳しい形式は控えますが、かなり実践的な内容です。
体感ですが、時間的な余裕はあまりありません。
本当に使いこなせるのかどうかが問われていました。
実際の仕事でもそうです。
Excelは基本項目を何度も練習して、「使える」ことが最優先です。
これらの項目で特に分岐点になるのは以下の3つ。
if関数、vlookup関数、ピボットテーブル、です。
１ If関数
特に経理部や人事部の給与計算系の仕事をすると頻発します。
私も前職時代に使っていました。
「ここで使うの？！」というところで出てきますね。
「条件を設定して、場合分けをする」という機能の出現頻度は本当に高い。
「If関数を三段階までネスト（分岐のこと）させて関数を作り込む」という方策は何処のオフィスでもあるんじゃないでしょうか。
また転職試験では、ビジネス自体の適性を把握するのにも使われているように感じます。
必然的に論理構造に気を配らなければならないためですね。
論理に強ければビジネスに適性があるのは疑いないでしょう。
まずはYesとNoの2つに分けることを意識すると上達が早いです。
関数全般に言えることですが、関数は日本語に翻訳しながら考えると混乱しません。
２ vlookup関数
「シートをまたいで転記する時」にほぼ必ず使います。
営業から経理、人事総務などなど。
使わない部署の方が珍しいくらいでしょう。
この関数の特徴は出現頻度と「組み合わせ」で多用される点です。
IFERROR関数など他の関数と組み合わせて資料に組み込まれるケースが非常に多い。
この関数を空で扱えることが転職の際の絶対条件になるほど。
私のお世話になった転職エージェント曰く、「vlookup関数を使いこなせることがExcelを使えるというための基準」とのことです。
本書中でもかなりのページを割いて、説明されています。
この関数の本質は、指定した範囲で一番左端の要素を検索して引っ張ってくるというもの。
ADHDの私がやらかしたのは、一番左端に検索値を設定せずに式を作っていたことがあります。
これをするために他の関数と組み合わせる必要があるというのに。
あの悩んだ15分を本当に返して欲しい。
ただこれくらい本質を見落としやすく、習熟に時間が掛る関数だと思ってください。
・ピボットテーブル
主に2つの条件で数値を抽出、計算をするという場面で使います。
「地域別、商品別で条件を設定して合計を出す」みたいな資料を作るときでしょうか。
ピボットテーブル→グラフの作成までマスターしたいところです。
前職では債権の管理で使っていました。
盲点なのは「文字列」も抽出できるという点。
私も転職試験本番で聞かれて焦りました。
実は有名なExcel練習用の教科書を見ると、数値の計算ばかりが取り上げられています。
知らず知らずのうちに「数値の計算でしか使えない」という印象が形成される。
条件自体を抽出したいときにも使うことが出来るというのは覚えておきましょう。
・次のステップに必要な事は？
次のステップは、日付や文字列処理の関数と扱うデータの種類に気を配りましょう。
基本的にこの本の第1章に大切な内容はほとんど書かれています。
上の15個の先に行くことを考えると、p22,24の内容を抑えておくといいです。
まず第一には数値計算を間違えないようにすることが先決。
Excelはあくまで表計算ソフトなので。
ただ資料作成の内容次第では、日付の扱いは細心の注意を払わなければなりません。
Excelでは時刻を扱う時に「シリアル値」という形式を取ります。
この扱いを考えないと、式を作成した時に破綻しかねません。
職務内容によって、使う頻度にばらつきはありますが。
ですが重要な前提なので、次のステップはデータ形式に気を配れるようになることです。
ここまでやれば「Excelが分からなくて、2時間調べて時間が無くなる」なんてことは無いと思います。
・本日のまとめ
Excelの習得には、ビジネスにおける必要な機能を知ることが大切。
それは以下の15個です。
・機能
１ 条件付き書式
２ データの入力規則
３ 並べ替え
４ オートフィルタ
５ ピボットテーブル
６ オートフィル
７ シートの保護
８ 検索と置き換え
９ ジャンプ
・関数
１ sum関数
２ sumif関数
３ counta関数
４ countif関数
５ if関数
６ vlookup関数
特にIf関数、vlookup関数、ピボットテーブルの3つは人生を変えるレベルで重要です。
次のステップは文字列や日付のデータ形式に気を配りましょう。
資料作成で意外と使います。
Excelはタッチタイピングを習得するまでは苦痛そのもの。
しかし、一旦パソコン入力が苦でなくなると物凄い威力を発揮します。
練習すればするほど、生産性が上がっていきます。
経理財務の現場では、「簿記会計の細かい知識よりも、Excelのスキルが重宝される」なんて冗談が出ます。
それくらい仕事を捌く上で重要なわけです。
もしここで頑張れば、人生変わりますよ。
私は変わりました。
割とシャレにならないくらい上方修正掛かります。
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